部門ごとの生徒・保護者向け「マイページ」を統合化。
アップ教育企画とFLENSの取り組み

関西地方を中心に展開するアップ教育企画（以下、アップ）は、2023年春に「進学館」「開進館」「研

伸館」「研伸館ハイスクール」「個別館」「研伸館プライベートスクール」「Medi-UP」「進学館√+(ルータス)」の受験部門・全校舎で、FLENSが提供する「School Manager(以下、FSM)」を導入。それまで生徒・保護者向けサイト「マイページ」は、部門ごとに異なるシステムで運用していた。今回、全社部門横断マイページ統合プロジェクトチームの西村氏と田中氏にFSM導入に至る経緯をお聞きした。(以下、敬称略)
※一部の部門・校舎は導入準備中で後日運用開始。

「マイページ」は部門ごとに存在し、多くの塾生や保護者は不便だった

現在の立場と仕事内容を教えてください。

西村　STEAM教育を運営する事業本部の中で、科学教室サイエンスラボの部長を拝命しています。また、マイページを統合する全社の部門横断マイページ変革プロジェクトのリーダーです。

田中　マーケティング部門で、各部門の広告や、ブランディングを担当しています。2008年に、当時所属していた開進館部門でマイページをスタートさせました。その後マイページが各部門に広がったという経緯があるため「マイページ変革プロジェクト」に参加しています。

「マイページ」とは、一般的な会員サイト向けのイメージでしょうか。

西村　はい、生徒・保護者と私たち塾側との「コミュニケーションツール」という位置づけです。

田中　塾からの連絡や予約、個別相談などのメッセージのやり取りもマイページ経由です。基本的には塾側から発信する情報がメインで、生徒・保護者さんからも時々相談があるという感じです。

その「マイページ」が各部門でバラバラになっていた背景をお聞かせください。

田中　もともと使っていたマイページから、各部門が独自に開発を行ったり、カスタマイズしたりと、いつのまにか各部門で別々のマイページを運用するようになっていました。

各部門のマイページを統合する機運が社内に出たのは、何かきっかけがあったのでしょうか。

西村　当社は複数の部門をまたいで受講される方が多く、お客様からすると、ログイン方法も仕組みも全く違う複数のマイページを使いこなさなければなりませんでした。その現状を、ある会議で受験部門の責任者が課題提起したことがきっかけです。

具体的にはどのように検討が進んだのでしょうか。

田中　「統合する」ということを言うのは簡単ですが、実際には各部門から色々要望がでて、外部サービスの導入では各部門の運用に対応できず、結局は自社開発しかないとなったのですが、検討すると莫大な費用がかかる点、一度導入したら保守・バージョンアップにも費用が掛かり続ける点などから、自社開発は現実的ではないと見送りになった経緯があります。

その後立ち上がったプロジェクトチーム内の検討では、自社開発以外にどのような選択肢が上がったのでしょうか。

西村　昨年導入した基幹システムに必要機能を追加開発する案や、現在のマイページはそのままでお客様がログインする入口だけを統合する案や、ある部門が使っているマイページに他部門を寄せる案などありましたが、いずれも一筋縄でいきそうになく、かつ費用が結構かかるということで、行き詰まっていたとき、FLENSさんからFSMの提案を受け、「これだ！」という光が見えました。

FSM導入により「マイページ」の統合を実現し、塾向け機能で保護者満足度向上をねらう

FSMの提案を受け、どのような印象を持ちましたか。

田中　まずはスマートフォンアプリであるということと、タイムラインでお知らせがお客様にダイレクトに伝わりそうで印象がとてもよかったです。

FSM導入に向けて課題はありましたか。

西村　各部門で使用している主要な機能は標準搭載されていました。また、不足している機能もカスタマイズ費用はなしで開発していただけるとのことでしたので「統合していけるんじゃないか」という道が見えたのが一番の印象でした。

今回FSMを導入される際、特に重視した機能は何でしょうか。

田中　塾が配信した小テストの得点を、保護者がアプリで閲覧できる機能は絶対に必要でした。追加開発していただいた「デジタル帳票」の機能で、小テスト結果を配信する他、模擬試験の結果なども今後配信できると期待しています。

今回FSM導入を検討する中で、大変だった点やご苦労された点を教えてください。

西村　各部門の細かい運用を取りまとめることは難しかったのですが、新規開発いただいた「メッセージ」「デジタル帳票」「予約」の各機能では、弊社の細かい要望にも対応していただきました。その結果、複数の部門でも利用できる汎用性の高い機能を開発していただいたことに感謝しています。

FSM導入検討や現場の落とし込みの過程において、問題はありませんでしたか。

田中　現場からは操作が不安だという声も一部ありましたが、実際に利用が開始するとスムーズに使えているようです。さらに、今までできなかった未既読の確認や閲覧の状況も把握できるので、良くなった部分をプラスに捉えています。マーケティング部の立場では「シェア機能」の活用にも期待しています。講習やイベントなどは、このシェア機能でSNS・メールの拡散が見込めるため、友人紹介のしやすさに期待しています。

自社基幹システムとFSMの自動連携により、現場の作業効率も大幅に向上

プロジェクトチームでFSM導入を検討される中、期待が大きかった部分は何でしょうか。

田中　配信したお知らせが保護者に伝わったどうか、見てくれたかどうかがはっきりわかるという点は大きいと思います。最近のことですが、セミナーの申し込み状況が良くなかったので、FSMで本部から全体発信をしてみたところ、配信から10分もしないうちに一気に申し込みがきました。FSMアプリでの配信だと伝わりやすいことを実感しました。

西村　もともとのマイページは基幹システムと別に利用登録を現場が行っていました。FSMでは基幹システムと自動連携されるようになったので、業務削減につながると現場スタッフから好評です。