「保護者エンゲージメントを高めるアプリ」で、更なる成長を目指すリードとFLENSの取り組み

岐阜県と愛知県でリード進学塾・予備校を 53校舎展開するプロジェクトリーズは、2023年4月から保護者コミュニケーションツールとして全校で「FLENS School Manager」（以下、FSM）を導入。これまで複数の保護者連絡ツールを利用してきた過程での課題や、FSM 導入を決めた背景や経緯を専務取締役 石田氏、取締役総務部長 水谷氏、第一運営本部課長 古川氏にうかがった。（以下、敬称略）

校舎にツールの運用権限があることで生じた「校舎間のサービスの違い」をFSMで平準化

FSMの導入を検討する背景となった経営課題を教えてください。

石田　3年ほど前に全国の塾に先駆けて保護者連絡ツールを導入し、今まで特に問題なく使ってきました。
一方で新機能が増えることに伴い、もともと校舎単位での利用を想定していたツールであったため、校舎ごとに利用する機能が異なるなど、保護者に提供するサービスに差があることに懸念を持ち始めていました。 弊社の場合、校舎単位ではなく本部主導での運営を想定して開発されたFSMの方が、サービスの平準化と業務の効率化を目指せるのではないかと考えたことが理由です。

他にFSMに魅力を感じたところはありましたか。

石田　FSMは保護者とのエンゲージメントを意識されていて、具体的にはタイムライン形式のアプリである点など、従来ツールとは違って保護者にとってのわかりやすさや、演出が優れていると感じました。

予想を超えた、校舎長たちがFSM導入を望む声のウラに存在していた『くすぶり』

どのような形で導入検討が進んだのでしょうか。

古川　実は今回の導入はトップダウンではなく、石田から「こんなサービスもあるよ」とFSMを紹介され、現場に検討を委ねる形でおりてきました。正直私自身、既存ツールに大きな不満を持っていたわけではなかったのですが、校舎長全体会でFSMを紹介したところ、そのアンケート結果に驚きましたね。何かくすぶっていたものがあったのか、9割以上の校舎長が導入に前向きだったので。そこから私もしっかりこの話をまとめたいと強く思いました。

予想を超えたかなり前向きな結果でしたが、最終的な意見はすぐにまとまりましたか。

古川　前向きな回答した社員でも、「本当に変えて大丈夫なのか」という不安な声も何件かありました。具体的に、どこが変わってどこが変わらないのか、今の業務がどう良くなるかを具体的に対比しながら説明すると皆納得してくれましたね。現場の
先生と議論する中で、何となく既存ツールの『くすぶり』と感じてきた部分も明確になったように思います。

例えば、A校の生徒が講習だけB校で受講する場合、生徒データが引き継げないのでB校で重複して登録が必要でした。また保護者の視点では、例えば兄妹の場合、校舎からのお知らせをお子様ごとにアカウントを切り替えないと見られないなど、保護者目線でのわかりにくさや扱いやすさなど、見えない課題があったと気が付きました。
結果的にお知らせの既読率の低さなどの数字になって出ていました。このあたりがFSMによって改善されるとわかると納得しますよね。

FSM導入をきっかけに加速した、新基幹システムでのデータ一元管理

ちょうど基幹システムを入れ替えるタイミングと、FSMの導入タイミングが重なった形となりましたが、システム担当としては導入に課題感をお持ちだったのでしょうか。

水谷　これまで導入したICTツールは、基幹システムとの連携は行わず、データ登録や管理など校舎単位でやってくださいねという運用が多かったので、校舎でしか管理されていない情報も多数存在していました。

以前から本部が管理している生徒情報データを校舎に共有して使えるようにできれば、業務が効率的になると考えていました。FLENSさんからは基幹システムと連携して運用する方法をお薦めされたので、生徒情報を校舎単位に分散管理する状態から本部主導で情報を管理する方向に切り替えるならこのタイミングだと考えて、新しい基幹システムの方向性もFSM導入に一部合わせました。システム担当としてはFSM導入は一元管理を進めるきっかけになり良かったと思います。

校舎ごとに生徒情報を管理していた従来の運営は大変だったのではないですか。

古川　そうですね。一部のＩＣＴリテラシーの高い校舎長は、自分の運営に最適化するようにツールを使いこなしていると思いますが、多くの校舎長は、様々な業務やICTツールが導入されて、正直手一杯な状態にもなってきています。校舎ごとに提供するサービスにもばらつきが大きかったと思います。基幹システムにさえ登録すれば、 そのデータを活用して保護者とのコミュニケーションができるFSMは、業務が効率化されて生徒と向き合う時間が増えるという認識をもってもらいたいですね。

今後、FSMを活用していく上でのポイントはありますか。

水谷　今後企業としての成長を考えたとき、一元管理による業務効率化を推進するFSMの導入はとても重要な役割を担うと期待しています。今まで各校舎がそれぞれ配信していたお知らせも一部本社の広報などから一括して配信できるようになるのはすごく良いと思います。

一方で、校舎単位でのタイムリーに地域に寄り添った校舎独自のお知らせ配信なども、今後ますます大切になると考えています。本社で一元管理・一括配信することと、校舎単位の独自の取り組みを行うことのバランスがポイントになると思います。

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